sábado, 2 de abril de 2011

La importancia del archivo en una empresa moderna

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
  • Ser el centro de la información y de la documentación.
  • Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
  • Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
  • Asegurar la conservación de los documentos.
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
-         Lógica.
  • Como me piden los documentos.
  • Como necesitamos la información.
-         Rigor.
-         Sencillez.

¿Por qué archivar documentos electrónicos?
Las empresas y la administración utilizan cada vez más las comunicaciones electrónicas. Los mensajes y documentos electrónicos son la forma habitual de realizar transacciones. Tal como ocurría en el pasado con los informes en papel, hoy día los mensajes y documentos electrónicos deben ser almacenados correctamente.

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?
Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos.

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción. Por otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora —mediante la construcción de intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creación por diversos actores)— como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de
internet.

"Somos el resultado de lo que hacemos repetidamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un habito." – Aristóteles.-
http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/importancia-archivo-empresa-moderna
http://www.ecm-spain.com/interior.asp?IdItem=4171
http://www.buenastareas.com/ensayos/Archivo-De-Documentos/1484232.html

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